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Administrative Assistant

Dakar, SN, BP 23607

 

 

ContourGlobal develops, acquires, and operates renewable and thermal power generation facilities around the world. Listed on the London Stock Exchange in 2017, we are a high-growth company with 1,500 employees. The Company owns and operates a portfolio of 138 power generation assets, located in 20 countries on 4 continents, utilizing a wide range of fuel types, technology, and equipment. We pride ourselves on our culture and values, and welcome entrepreneurial, creative, intellectually curious, and ambitious professionals to join our team.

 

 

L’objectif de votre rôle est d’améliorer l’efficacité de la gestion de l’administration en fournissant un soutien à la Direction. Vous serez chargée de fournir un soutien administratif et de secrétariat aux équipes de l’entreprise, y compris tous les services. De plus, vous serez responsable de l'organisation et de la coordination des opérations et des procédures du bureau afin d'assurer l'efficacité et l'efficience organisationnelles.

 

Activités :

  • Fournir un soutien administratif et de secrétariat au Directeur Général et aux équipes
  • Produire des informations en transcrivant, formatant, saisissant, éditant, récupérant, copiant et transmettant du texte, des données et des graphiques ; relecture et révision des lettres et de tous les rapports
  • Assister la Direction avec leurs présentations PowerPoint et Excel ou leurs documents Word (c.-à-d. Dactylographie, formatage, révision, impression et reliure)
  • Assister l’exécutif en acheminant la correspondance, rédigeant des lettres et des documents ; recueillir et analyser des informations ; lancer des télécommunications
  • S'assurer que les courriers / correspondances entrants / sortants sont traités correctement et distribués quotidiennement (par exemple, lettres, courriels et colis)
  • Gérer le calendrier des rendez-vous de l'exécutif en planifiant et en programmant les réunions, les conférences ou les téléconférences
  • Préparer des rapports mensuels de revue des activités en collectant et en analysant les informations envoyées par les Managers
  • Organiser les voyages internationaux : réservation de vols, d'hôtels et la gestion des visas internationaux
  • Saisir les dépenses en utilisant le système approprié
  • Rédiger les procès-verbaux des réunions, publier des rapports et assurer le suivi des tâches convenues
  • S'assurer que les biens et les installations de l’entreprise sont en bon état
  • Gérer le stockage de fournitures de bureau et passer les commandes
  • Préparer des rapports réguliers sur les dépenses et le budget du bureau
  • Maintenir et mettre à jour les bases de données de l'entreprise
  • Organiser un système de classement pour les documents d'entreprise importants et confidentiels
  • Répondre aux requêtes des employés et des clients
  • Mettre à jour les politiques du bureau en cas de besoin
  • Tenir à jour un calendrier de l'entreprise et planifier les rendez-vous
  • Réserver et préparer les salles de réunion en cas de besoin
  • Préparer des rapports et des présentations avec des données statistiques, comme assigné
  • Planifier les événements internes et externes
  • Gérer les voitures de l’entreprise et les chauffeurs, y compris les cartes de carburant, les cartes de péage, etc.
  • Être l’interface avec les fournisseurs de fournitures de bureau
  • Prendre soin des factures liées aux fournitures de bureau
  • Effectuer toutes les autres activités requises par la Direction.
  • S’impliquer activement dans la mise en œuvre des projets sociaux initiés par l’entreprise dans le cadre de sa politique RSE.

Qualification and Skills:

  • Bachelor in administration or equivalent degree.
  • Minimum of 05 years of experience as Executive/Administrative assistant.
  • Must be fluent (oral and written) in English and French.
  • Good knowledge of Word, Power Point and Excel is essential.
  • Ability to prioritize workload and work independently.
  • Administrative writing skills/Excellent communication skills.
  • Reporting skills.

Availability, Scheduling, Organization and Time Management

 

ContourGlobal places a high value on providing equal employment opportunities and maintaining a diverse workforce that reflects the rich diversity of our society and our customers.

ABOUT CONTOURGLOBAL

ContourGlobal is a power generation company committed to new growth in thermal and renewable technologies. Our mission is to develop, acquire and operate electricity generation businesses worldwide, creating economic and social value through better operations, and making the communities where we work better because we are there.

OUR VALUES

- To care about our people’s health, safety, well-being and development.
- To act transparently and with moral integrity.
- To work hard and without boundaries as a multinational, integrated team.
- To expect, embrace and enable excellence and continuous learning through humility, and the knowledge that we will fail but when we do, we will learn.
- To honor the commitments of those who have placed their trust in us.